Vacature Programmasecretaris/ Projectsecretaris
Daarom zoeken we een betrokken project-/programmasecretaris die enthousiast wordt van het faciliteren van deze verbinding. Als projectsecretaris faciliteer je de samenwerking tussen groepen met diverse belangen met een afwisselend pakket aan werkzaamheden. Spreekt dit je aan? Bel ons voor een (online) kopje koffie, of solliciteer direct!
Wat ga je doen?
We hebben projecten en werkzaamheden op verschillende ervaringsniveaus. VZVZ biedt veel ruimte om binnen deze rol verder te ontwikkelen en specialiseren en om verbetertrajecten met Lean op te pakken. Of als senior juist te verbreden en meer verantwoordelijkheden of een coachende rol te krijgen. Ook zijn er groeimogelijkheden om zelf (deel)projecten of verbetertrajecten te leiden. Je rapporteert aan de teamleider Planning & Control.
Je draagt binnen een multidisciplinaire teams bij aan sectoren, projecten en programma’s. Werkzaamheden stem je af met de sectorlead, projectleider of programmamanager. Je zorgt voor een goede structuur en voortgang en dat deze ook zichtbaar is voor het management. Binnen het project- of programmateam:
- verzorg je periodiek management rapportages;
- bewaak je samen met de programmamanager of projectleider de kwaliteit, tijd, planning, processen, standaarden en budget;
- je organiseert en zorgt voor de voorbereiding en vastlegging van strategische overleggen;
- plan je team afspraken en bereid je de agenda voor;
- organiseer je (externe) bijeenkomsten en strategische sessies;
- voer je communicatie activiteiten uit;
- houd je informatie over het jouw toegewezen project of programma up-to-date in de digitale werkomgeving Confluence.
Wat krijg je van ons?
Je komt terecht in een innovatieve en dynamische organisatie die maatschappelijk zinvolle resultaten levert met verschillende programma’s en projecten. De werkzaamheden zijn zeer veelzijdig. We hechten veel waarde aan kennisdelen, fysieke gezondheid en samen lachen. Ook (juist) in tijden van hybride werken.
Wij bieden:
- Een uitstekend salaris inclusief een eindejaarsuitkering;
- Een premievrije pensioenregeling;
- Ruimte om jezelf te ontwikkelen met bijpassend (persoonlijk) opleidingsbudget (5% van het jaarsalaris);
- Flexibele werktijden en de mogelijkheid om deels thuis te werken;
- Een laptop en een smartphone;
- Een thuiswerkvergoeding van € 2,35 per dag;
- Een netto vergoeding van € 500,00 voor het inrichten van een ergonomische thuiswerkplek;
- Ontwikkelmogelijkheden naar projectsecretaris of projectcoördinatie;
- Introductie- en inwerkprogramma en een buddy.
Kom je met de auto naar kantoor? Dat is geen probleem! Wij hebben onder ons kantoor een gratis parkeergarage. Ook is het kantoor goed bereikbaar met het OV. Tram 19 stopt voor de deur!
Om deze functie goed te kunnen vervullen ben je een echte aanpakker. Je bent een praktisch ingestelde teamspeler. Je neemt je initiatief en overziet wat er moet gebeuren, durft vragen te stellen en mensen op verantwoordelijkheden te wijzen. Je hebt een stevige persoonlijkheid en een resultaatgerichte instelling.
Als secretaris beschik je bovendien over uitstekende sociale of communicatieve vaardigheden, in woord en geschrift. Je bent analytisch, kunt overzicht houden en weet hoe je voortgangscontroles kunt uitvoeren. Je bent een gedegen gesprekspartner voor externe stakeholders en het eigen managementteam. Je geeft de programmamanager gevraagd en ongevraagd advies. Je hebt een coachende houding richting Projectmanagement Ondersteuners of wilt dit verder ontwikkelen.
Daarnaast breng je het volgende mee:
- Afgeronde bacheloropleiding op het gebied van Bedrijfskunde (of een variant zoals MER, Business IT & Management) of Schoevers directiesecretaresse met als vooropleiding VWO;
- Relevante werkervaring als Project Coördinator, PMO-er of projectsecretaris;
- Uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk;
- Uitstekende beheersing van MS Office Tools;
- Ervaring in de zorg is een pré;
- Zelfredzaamheid, ondernemerschap én, de bereidheid om plezier te maken.
VZVZ groeit en ons team Planning & Control groeit mee. Niet alleen in diversiteit van de werkzaamheden en complexiteit van de vraagstukken, maar ook in de volwassenheid hoe we hier als team in de rol van secretaris mee omgaan. We werken intensief samen met het team van programmamanagement om de programmamethodiek verder te implementeren. Door processen waar mogelijk te standaardiseren en verbeteren en zo een professionele interne dienstverlening aan te bieden, kunnen de verschillende project- en programmateams excelleren. Dit betekent dat we hands-on faciliteren maar ook helder en actief communiceren en adviseren wat we van anderen verwachten. Het team bestaat uit zes collega’s en dit aantal groeit. We zoeken naar diversiteit in ervaring en achtergrond.
Ons team is organisatie breed verantwoordelijk voor:
- de inrichting en uitvoering van de planning & control cyclus, op operationeel, tactisch en strategisch niveau;
- coördinatie van de diverse plannen zoals jaarplannen, sectorplannen, projectplannen en de onderlinge aansluiting hiervan;
- opleveren van diverse periodieke rapportages richting management,;
- ondersteuning in de rol van projectsecretaris, programmasecretaris en PMO en van projecten, programma’s en sectorteams;
- beheer en gebruiksondersteuning van werkmethodieken en bijbehorende tooling, zoals DPF (projectmethodiek), Confluence en PIM (digitale werkomgeving), Lean (verbetercyclus).
Het team Planning & Control is onderdeel van Bedrijfsvoering. We werken nauw samen met andere teams om te zorgen voor integratie van werkstromen en efficiënte informatiestromen.
- Programmamanagement voor afstemmen over de project- en programmamethodieken;
- ICT management (incl functioneel beheer) voor een goede afstemming over de tooling;
- HR/ Organisatieontwikkeling voor de inbedding van werkmethodieken in de organisatie;
- Financiën & Control voor de afstemming over rapportages;
- CCDA voor doelstellingen en data;
- Communicatie voor website, nieuwsbrieven en events.
Bij VZVZ faciliteren wij projecten en programma’s die bijdragen aan het uitwisselen van medische gegevens in de zorg. Programma’s met grote maatschappelijke relevantie binnen complexe omgevingen en stakeholders met uiteenlopende belangen. De verschillende projecten en programma’s bieden voldoende uitdaging en doorgroeimogelijkheden voor meerdere ervaringsniveaus, van startend projectsecretaris tot ervaren programmasecretaris.
Intern werk je samen met verschillende afdelingen voor het uitwisselen en coördineren van informatiestromen. Je weet precies bij wie je moet zijn en wat er van jou verwacht wordt. Binnen de programma’s ben je als ervaren secretaris het eerste aanspreekpunt voor de eigen collega’s maar ook voor externe partijen. Je hebt oog voor politiek-bestuurlijke ontwikkelingen en je doorziet de relaties en verbanden en reageert hier adequaat op. Denk daarbij aan regionale samenwerkingsorganisaties, koepels en brancheorganisaties, zorgaanbieders en leveranciers, belangenverenigingen, overheid en zorgverzekeraars.
Als rechterhand van de programma- of projectleider en ondersteun je bij het vormgeven en uitvoeren van een programma. Je ontzorgt de programmamanager en je zorgt dat je net een stap vooruit denkt. Je ondersteunt bij zowel strategische, inhoudelijke en beleidsmatige werkzaamheden, maar ook bij organisatorische zaken. Als project- of programmasecretaris krijg je de kans om kennis te maken met de verschillende facetten van een programma en projecten en je hierin te ontwikkelen. Je bent hands-on en hebt een faciliterende houding, maar durft ook door te vragen, nee te zeggen en mensen op de eigen verantwoordelijkheden te wijzen. Je bent nieuwsgierig naar de diversiteit van het vak en geeft aan waar je je verder in wilt bekwamen of waar je juist hulp bij nodig hebt. Met jou in het team zijn er geen open eindjes en is de voortgang transparant.
Je werkt mee aan verdere professionalisering van de processen om zowel intern als extern aan solide relaties te bouwen en een complex stakeholderveld op een heldere manier te informeren en motiveren. Je begrijpt snel de verschillende belangen en weet met de juiste structuur en oplossingen de programmamanager te ondersteunen, waarbij je voor iedereen helder maakt wat de rollen en taken zijn en mensen stimuleert deze ook op te pakken. Hierbij ben je stressbestendig en je kan ermee omgaan als het werk belemmerd worden en deadlines niet gehaald worden. Met jou in het team weet iedereen wat de actuele stand van zaken is en voelt iedereen zich betrokken. Je hebt een coachende houding naar teamleden.
Hebben we jouw interesse?
Solliciteer dan nu en stuur ons je motivatie en CV. Voor vragen kun je contact opnemen met HR-manager Andrea van der Helm, via e-mail andrea.van.der.helm@vzvz.nl. Kom je bij ons in dienst, dan vragen we jou een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) in te leveren.
Lijkt de organisatie je wel wat? Maar sluit de vacature toch niet helemaal aan op je wensen? We hebben nog een andere uitdagende functie als Project Management Officer open staan!
- Indien we voor de genoemde sluitingsdatum een geschikte kandidaat hebben gevonden, kan het zijn dat we de vacature eerder dan de vermelde sluitingsdatum van onze website verwijderen. Reacties die na sluitingsdatum binnenkomen, nemen we niet in behandeling.
- De sluitingsdatum kan verlengd worden tijdens ons selectieproces. Indien je nog niets van ons vernomen hebt, nemen we je sollicitatie mee in de verlengde sollicitatieprocedure.
- Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld. Wij werken met onze eigen recruiter.
